Taken van de groepsleiding

De groepsleiding is verantwoordelijk voor de inhoud en het onderhoud van de website. Hieronder vind je een overzicht van de taken die daarbij horen, gerangschikt per periode.

Voor het begin van het scoutsjaar

Een nieuw scoutsjaar start in september. Zorg dat deze zaken voor de eerste activiteit in orde zijn:

1. Het jaarthema aanpassen

Het jaarthema staat centraal op de website.

Open in het CMS de verzameling “Jaarthema’s”.
Voeg een nieuw jaarthema toe of pas het bestaande aan.
Vul de velden in: titel, ondertitel, beschrijving en eventueel een afbeelding.
Publiceer het jaarthema.
Pas het jaarthema veld in de Hero block van de homepagina ook aan met het nieuwe jaarthema.

2. De pagina “Algemene informatie” bijwerken

De pagina “Algemene informatie” bevat belangrijke info voor ouders en leden.

Open “Pagina - Algemene informatie” in het CMS.
Controleer of alle informatie nog klopt.
Werk het jaarthema-gedeelte bij als dat nodig is.
Publiceer de pagina.

3. De leiders bijwerken

De leiders die op de website getoond worden, moeten up-to-date zijn.

Open de verzameling “Leiders” in het CMS.
Deactiveer leiders die gestopt zijn: open het item, zet de schakelaar “Actief” op uit en publiceer.
Voeg nieuwe leiders toe: klik op “Nieuw item”, vul de gegevens in (naam, functie, foto, …) en publiceer.
Koppel leiders aan hun tak: in het veld “Tak” kies je de tak waartoe de leider behoort. Vul ook hun eventuele takfunctie aan.
Voeg een profielfoto toe: als een leider geen foto heeft, verschijnt er geen afbeelding bij zijn of haar naam op de website. Vraag nieuwe leiders om een pasfoto.

Let op: de verzameling “Leiders” is iets anders dan “Leden”. “Leiders” bevat de openbare gegevens die op de website verschijnen. “Leden” bevat privégegevens die nooit op de website mogen komen. Zie Wat je beter niet doet.

Tijdens het scoutsjaar

1. Het “Woordje van de groepsleiding” onderhouden

Op de homepage staat een sectie “Woordje van de groepsleiding”. Dit is een korte boodschap van de groepsleiding aan de bezoekers.

Open “Pagina - Home” in het CMS.
Zoek het blok “Tekst & afbeelding” met de title “Woordje van de groepsleiding”.
Pas de tekst aan (bv. een welkomstbericht aan het begin van het jaar, een terugblik na het kamp, een bedanking aan het einde van het jaar).
Publiceer de homepage.

Tip: een persoonlijk woordje maakt de website levendiger. Wissel het regelmatig, bv. per seizoen of na een groot evenement.

2. Evenementen toevoegen

Evenementen zoals de startdag, het kamp, de eetfestijnen en andere activiteiten horen op de website.

Open de verzameling “Evenementen” in het CMS.
Klik op “Nieuw item”.
Vul de velden in: titel, datum, plaats, beschrijving, foto, …
Publiceer het evenement.

Tip: voeg evenementen tijdig toe, zeker als er inschrijvingen voor nodig zijn. Bezoekers plannen graag vooruit.

3. Bugs en bevindingen doorgeven

Werkt er iets niet op de website? Of heb je een idee voor een verbetering?

Meld het bij Team Web via webmaster@scoutinglommel.be of stuur een berichtje via WhatsApp.
Beschrijf het probleem zo concreet mogelijk: welke pagina, welke actie, wat zag je, wat had je verwacht?
Je kan hiervoor ook terecht op de handleiding een bug rapporteren

Tip: voeg een screenshot toe bij visuele problemen. Dat maakt het voor Team Web veel makkelijker om te begrijpen wat er mis is.

Op aanvraag

Naast de standaardtaken kan de groepsleiding ook specifieke functies aanvragen bij Team Web.

Aangepaste formulieren

Soms heb je een formulier nodig voor een specifiek doel, bv.:

Inschrijvingen voor het eetfestijn
Interesseformulieren voor een activiteit
Enquêtes onder de ouders
…

Een formulier kan vrij snel aangemaakt worden, maar vraag het bij voorkeur enkele weken op voorhand aan.

Nieuwe pagina’s of functies

Heb je een idee voor een nieuwe pagina of een nieuwe functie op de website?

Beschrijf je idee zo concreet mogelijk.
Vermeld waarom het nuttig is en voor wie (ouders, leden, bezoekers).
Team Web bekijkt of het haalbaar is en plant het in.
Wordt je idee gebouwd, dan kan je het eerst testen op de staging-omgeving voordat het live gaat.

Samenvatting: alle taken op een rij

Wanneer	Taak
Vóór september	Jaarthema aanpassen
	Algemene informatie bijwerken
	Leiders bijwerken (deactiveren, toevoegen, koppelen)
Doorheen het jaar	Woordje van de groepsleiding onderhouden
	Evenementen toevoegen
	Bugs en ideeën doorgeven aan Team Web
Op aanvraag	Aangepaste formulieren aanvragen
	Nieuwe pagina’s of functies voorstellen